Systemy zarządzania obiegiem dokumentów zbierają informacje zawarte w dokumentach w postaci elektronicznej, co znacznie usprawnia korzystanie z nich szczególnie w przypadku dużych firm, wielooddziałowych, a także rozproszonych terenowo. Systemy tego typu dają możliwość odpowiedniego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie czy instytucji.

. Wdrożenie go w firmie powoduje usystematyzowanie wszystkich dokumentów, odpowiednią ich klasyfikację oraz spójność. Prowadzi to do redukcji kosztów, a także eliminuje ryzyko straty czasu potrzebnego na znalezienie informacji zawartych w dokumentach.